Komunikat IOD-y RODOwskazy

Czym jest „przetwarzanie” i „ograniczenie przetwarzania”

W kilku najbliższych odcinkach newsletteru kontynuowana będzie rozpoczęta w poprzednim miesiącu
seria dotycząca podstawowych pojęć, które zostały przez prawodawcę unijnego zdefiniowane w art. 4
RODO. Tym razem przybliżone zostaną dwie kolejne definicje, tj. „przetwarzanie” i „ograniczenie
przetwarzania”, które bardzo często używane są w przepisach RODO.

DEFINICJA „PRZETWARZANIA”

Zgodnie z art. 4 pkt. 2 RODO przetwarzanie „oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na
danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub
niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie,
przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie,
ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie
lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie”.

OPERACJE ZAUTOMATYZOWANE I NIEZAUTOMATYZOWANE

Jak wynika z definicji operacje mogą być wykonywane na danych w sposób zautomatyzowany lub
niezautomatyzowany. Operacje zautomatyzowane to takie, w których czynności przetwarzania
wykonywane są z wykorzystaniem urządzeń pozwalających na ograniczenie udziału człowieka.
Przykładem może być przetwarzanie danych przy wykorzystaniu algorytmów informatycznych.
Z kolei niezautomatyzowane przetwarzanie danych polega na wykonywaniu na danych różnego
rodzaju działań metodami tradycyjnymi (przez człowieka) bez wykorzystywania do tego narzędzi
umożliwiających automatyzację. Z uwagi na postęp techniczny coraz trudnej jest dokonać rozróżnienia
pomiędzy zautomatyzowanym i niezautomatyzowanym przetwarzaniem danych. Niektóre
z programów komputerowych umożliwiają przetwarzanie danych na oba te sposoby. Przykładem
może być wykonywanie czynności w programie Excel. Samo wpisanie i przechowywanie danych
w arkuszu będzie niezautomatyzowanym przetwarzaniem danych, natomiast wykonywanie obliczeń
lub sortowanie danych przy użyciu narzędzi tego oprogramowania to operacje zautomatyzowane.

SPOSOBY PRZETWARZANIA DANYCH

W definicji prawodawca unijny przytoczył przykładowe czynności wchodzące w zakres pojęcia
przetwarzania. Rola tego wyliczenia sprowadza się do zobrazowania kategorii operacji, które uznane
zostały za stanowiące „przetwarzanie danych”. Nie budzi więc wątpliwości, że czynności wskazane
w przedmiotowych przepisie wchodzą w zakres definicji prawnej, chociaż potoczne rozumienie tego
pojęcia jest węższe.
Należy również pamiętać, że katalog czynności wchodzących w skład „przetwarzania danych” ma
charakter otwarty (dzięki użyciu sformułowania „takie jak”). Wynika to z tego, że nie jest możliwe
przewidzenie wszystkich operacji, które można wykonywać na danych osobowych.

DEFINICJA „OGRANICZENIA PRZETWARZANIA

Zgodnie z art. 4 pkt. 3 RODO ograniczenie przetwarzania to „oznaczenie przechowywanych danych
osobowych w celu ograniczenia ich przyszłego przetwarzania”. Mówiąc prościej, ograniczenie
przetwarzania oznaczać będzie czynność zawężenia sposobów przetwarzania, jakie może podejmować
administrator danych. Może to dotyczyć zarówno zakresu przetwarzanych informacji oraz celów dla
jakich są one wykorzystywane. Zdaniem dr Marleny Sakowskiej – Baryła „Ograniczenie przetwarzania
podejmowane z woli administratora będzie najczęściej pochodną dążenia do obniżenia ryzyk, jakie
wiążą się z procesem przetwarzania”.

METODY POZWALAJĄCE OGRANICZYĆ PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH

Czynności, które pozwalają ograniczyć przetwarzanie danych osobowych przybliżone zostały
w motywie (67) preambuły RODO:
„Wśród metod pozwalających ograniczyć przetwarzanie danych osobowych mogą się znaleźć między
innymi: czasowe przeniesienie wybranych danych osobowych do innego systemu przetwarzania,
uniemożliwienie użytkownikom dostępu do wybranych danych, lub czasowe usunięcie opublikowanych
danych ze strony internetowej. W zautomatyzowanych zbiorach danych przetwarzanie należy
zasadniczo ograniczyć środkami technicznymi w taki sposób, by dane osobowe nie podlegały dalszemu
przetwarzaniu ani nie mogły być zmieniane. Fakt ograniczenia przetwarzania danych osobowych należy
wyraźnie zaznaczyć w systemie”.
Powyższy katalog ma również charakter otwarty i służy jedynie przykładowemu przedstawieniu
czynności, które pozwalają ograniczyć przetwarzanie danych.

PRAWO DO OGRANICZENIA PRZETWARZANIA DANYCH

Z pojęciem „ograniczenia przetwarzania” ściśle wiąże się jedno z praw, które przysługują podmiotowi
danych na gruncie przepisów RODO. Mowa tu o prawie do ograniczenia przetwarzania danych, które
uregulowane zostało w art. 18 RODO. Kluczowym elementem tego uprawienia jest zakaz wykonywania
na danych osobowych innych operacji niż przechowywanie. Więcej informacji dotyczących tego
uprawnienia będzie można przeczytać w newsletterze poświęconym temu prawu, który okaże się za
jakiś czas. Natomiast już teraz odsyłam zainteresowanych do artykułu na ten temat